LA “NETIQUETA” EN LA COMUNICACIÓN VIRTUAL

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La emergencia sanitaria que padecemos nos ha enfrentado con un exceso de trabajo y responsabilidades que debemos cumplir manera remota, sobre todo en el ámbito educativo. Esto nos obliga a explorar herramientas que antes habíamos empleado muy poco o nada, y hoy debemos aprender a utilizarlas correctamente y seguir ciertas reglas de netiqueta. 

A continuación, te sugerimos algunas y ofrecemos consejos básicos para una mejor interacción virtual. 

ANTES DE INICIAR 

Busca un lugar tranquilo y cerrado, de preferencia; esto te ayudará a sentirte menos tenso y más concentrado en lo que haces. Además, en un lugar cerrado habrá menos ruidos externos que pudieran molestar a los participantes. 

Asegúrate de que las personas que se encuentren en tu casa u oficina estén conscientes de tu participación en una videoconferencia, para que tomen los cuidados pertinentes. De ser posible, coloca un letrero en la entrada o cerca de tu lugar, que sea visible para todos, como recordatorio o si sabes que alguien más puede llegar y no está informado. 

Prepara y prueba tu equipo técnico con anticipación; esto te dará tiempo para reaccionar en caso de que algo no esté funcionando correctamente, como tu cámara o tu micrófono, y verificar las conexiones o solucionarlo de manera oportuna. 

Sé puntual. Esto no significa estar ahí exactamente a la hora acordada, sino estar listo y conectado unos cinco minutos antes. Si eres anfitrión, este tiempo te permitirá tener el material listo, y los programas y las presentaciones abiertos para una transmisión efectiva de la información. Como participante, tendrás buena imagen, y quizá puedas hablar con el expositor o ayudarlo con algunas pruebas antes de comenzar el evento. 

Cuida tu encuadre en el video: asegúrate de que tu fondo sea sencillo u homogéneo. Esto te ayudará a no robar atención al contenido de la conferencia. No estés muy alejado ni muy cerca de la cámara; el encuadre más utilizado en este tipo de actividades se inicia en el centro de tu pecho y termina dejando un pequeño espacio entre tu cabeza y el borde superior del cuadro. 

 DURANTE LA VIDEOCONFERENCIA

Pon atención a las indicaciones de inicio y síguelas al pie de la letra; esto evitará malentendidos y momentos incómodos. Si tú eres el anfitrión, asegúrate de que sea el punto número uno en la lista de asuntos a tratar y que quede muy claro, para que todo fluya de la mejor manera. 

Observa a la mayoría de los participantes: si por alguna razón no pudiste ser puntual y no escuchaste las indicaciones de inicio o no te quedaron claras, observa lo que sucede en el entorno virtual de la videoconferencia. Si notas que son muchos participantes y sólo dos o tres (además del anfitrión) tienen su cámara activada, entonces desactívala tú también. Lo mismo con el micrófono: si notas que la mayoría no lo tiene activado, entonces tú también ciérralo. Esto evitará momentos incómodos y distracciones para todos. Si eres el anfitrión, algunas plataformas te dan la oportunidad de cerrar el micrófono de los participantes. Si notas que están distrayendo a los demás, hazlo, y sugiere que apaguen sus cámaras también, si no se necesitan. 

Cuida la transmisión de datos. Si vas a mostrar algún video, asegúrate de tenerlo previamente cargado en tu explorador, o si puedes descargarlo a tu máquina, mejor. Evita tener abiertos en tu máquina programas que descarguen datos de internet que no sean necesarios para tu conferencia, como correos y exploradores. Esto mejorará la conexión y tu máquina trabajará más rápidamente. 

Como anfitrión, no olvides grabar tu videoconferencia. La principal ventaja de hacerlo es que, si hay más personas interesadas o no pudieron asistir, no tendrás que repetir todo; envía la liga y podrán acceder a ella. Otra gran ventaja es que puedes volver a verla y analizar los puntos buenos y las áreas de oportunidad, y así mejorarás cada día. Varias plataformas de conferencias virtuales ofrecen espacio de almacenamiento en la nube, lo que facilita acceder a ellas sin sacrificar la memoria interna de tu máquina. 

Monitorea siempre tu micrófono. Ya seas anfitrión o participante, el audio es un elemento fundamental. Asegúrate constantemente de que esté activado o desactivado, según se necesite. Si tu rol es el de escucha, trata de no hablar mucho y concentrarte en lo que está sucediendo de manera virtual, porque podría haber errores en el sistema y que se active al detectar sonido, o que el anfitrión lo active por accidente o para recibir retroalimentación. 

Concéntrate en la videoconferencia. Estar en casa y no tener a las personas enfrente es un reto, hay distracciones por todas partes. Evita tener cerca objetos que te recuerden tareas pendientes o sean distractores por sí mismos, como celulares, agendas o juegos, y mejor acércate un cuaderno de notas para escribir los puntos importantes o dudas, y una botella de agua. 

AL FINALIZAR

Repasa los puntos importantes. Como anfitrión, esto es vital para que los participantes recuerden la información, y permitirá aclarar cualquier duda en el momento. 

Resuelve dudas; una pequeña sesión de preguntas y respuestas ayudará a clarificar la mente de todos y dejará fuera cualquier malentendido, y provocará algo de interacción entre los participantes, lo que siempre es bueno. 

Haz la grabación disponible; recuerda a los participantes que la sesión se grabó, y asegúrate de que la tengan a la mano. Ya sea que en automático esté disponible en la nube o que debas subirla a una plataforma, trata de hacerlo de inmediato; así, las cosas seguirán frescas y no tendrás un pendiente más adelante. 

Agradece y despídete educadamente; interactuar en un ambiente virtual no excluye la buena educación. Actúa como si estuvieras en un ambiente real. Si en la conferencia hay muchos participantes, ciertas plataformas permiten “aplaudir” al expositor. Esto lo animará y lo verá como una forma de agradecimiento. No dudes en agradecer y despedirte correctamente, y no simplemente desconectarte como si fuera un televisor. 

Espero que estos consejos sean útiles para mejorar tu interacción a distancia. A